Соискатель на должность Секретаря должен владеть компьютером и уметь работать в программах.
Соискатель на должность Секретаря должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности учреждения и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав учреждения; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила по охране труда и пожарной безопасности.

Обязанности

Секретарь директора:
2.1.Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора.
2.2.Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3.Осуществляет регистрацию входящей корреспонденции, создаваемых внутренних документов, регистрацию и отправку исполненных документов,- ответов на запросы граждан о предоставлении архивной информации.
2.4.Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
2.5.Принимает документы и личные заявления на подпись директора.
2.6.Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора.
2.7.Контролирует своевременное рассмотрение и представление структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.
2.8.Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
2.9.По поручению директора составляет письма, запросы, договора, акты, спецификации и другие документы.
2.10.Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).
2.11.Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
2.12.Организует прием и регистрацию посетителей.
2.13.Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность, подготавливает и передает на хранение законченные делопроизводством документы по истечении установленного срока их хранения по месту формирования.
2.14.Осуществляет ведение программы «Система учета писем и обращений граждан», картотеку регистрации запросов граждан о предоставлении архивной информации.
2.15.Контролирует сроки исполнения запросов, поступающих из комитета Ставропольского края по делам архивов, своевременно информирует директора об их исполнении.
2.16.Выезжает в служебные командировки для выполнения служебного задания в пределах своей компетенции.